Jeder kennt diese Situation: „Sind alle da?“, „Könnt ihr mich verstehen?“, „Kannst du das wiederholen?“ und: „Du warst gerade abgehackt.“ Viele könnten ein Buch mit solchen Situationen füllen. Sie sind zwar witzig, aber auf Dauer einfach nervig und kosten vor allem eins: Zeit. Zeit, die im Unternehmensalltag gleichbedeutend ist mit: Geld. In Deutschland nutzt die Telekom seit 2018 statt Analog-Anschlüssen VoIP Verbindungen. Und auch Unternehmen sollten die Umstellung auf eine IP-basierte VoIP Telefonanlage erwägen.
Eine VoIP Telefonanlage
Telefonkonferenzen über Mobilfunknetz kosten oft viele Nerven. Die vielversprechende Lösung heißt heutzutage: Cloud-Telefonie. Cloud-Telefonie ist nicht gleichbedeutend mit Internettelefonie. VoIP ist die englische Abkürzung für Voice over Internet Protocol, was so viel bedeutet wie Sprachübertragung über das Internet-Protokoll und bezeichnet das Telefonieren über Rechnernetze, die nach Standards des Internet ausgebaut sind und nicht über klassische Analog- oder ISDN-Anschlüsse laufen. Die Verbindung wird über Kabel, DSL oder LTE hergestellt. Sie sind deshalb besonders geeignet für mobile und internationale Telefonie. Der Unterschied zu Cloud-Telefonie ist eine zentrale, und nicht lokale Bereitstellung eines Servers, der die Kommunikationswege hosted und ist deshalb besonders energieeffizient.
Vorteile einer VoIP Telefonanlage
Eine VoIP Telefonanlage ist speziell für Unternehmen die Möglichkeit, ortsungebundene Telefonie zu nutzen und besitzt gegenüber der klassischen Telefonie unzählige Vorteile. Mit einer VoIP-basierten Telefonanlage können aber nicht nur Sprache, sondern auch andere Informationen übertragen werden, wie zum Beispiel Steuernummern. Auch die Funktionen von analoger Telefonie sind mit der Internet-Telefonie gedeckt: so können zum Beispiel Rufnummern unterdrückt, Anrufe umgeleitet oder Konferenzen abgehalten werden. Eine VoIP Telefonanlage hat aber gegenüber der klassischen Telefonie auch besondere Vorteile, wie die Möglichkeit zum:
- Instant Messaging,
- Voice Mailing oder
- der Fax-to-E-Mail-Funktion.
Es kann außerdem auch die Verfügbarkeit sämtlicher Mitarbeiter, wie in einem Online-Chat, geprüft werden.
Vor allem die mobile Flexibilität steigt: man kann von überall telefonieren, seine E-Mails checken oder mit Kollegen chatten.
Man loggt sich über die persönlichen Zugangsdaten ein und kann über die gewohnte Festnetznummer erreicht werden, sogar auf dem Mobiltelefon. Die Sprachqualität ist exzellent, es gibt sogar den Ausdruck „HD-Voice“. Die Stimmen aller Gesprächsteilnehmer, sogar in Video- oder Sprachkonferenzen sind glasklar und deutlich und unterscheiden sich um Welten von der Qualität von analogen Anlagen.
Die Funktionen einer VoIP Telefonanlage
Eine digitale Telefonanlage entbehrt auch der sonst notwendigen Hardware. Sie läuft rein über eine Cloud, einen Web-Hoster, der sämtliche Kommunikationswege sicher gewährleistet. Auch hier entfallen die Kosten der Instandhaltung und Anschaffung komplett. Über ein spezielles Interface kann man die Rufnummern- oder Rufgruppenvergabe an die Mitarbeiter online managen, und auch die Mitarbeiter haben Zugriff auf Daten, die speziell ihre Nummer betreffen. Sie können von sämtlichen Standorten auf diese Informationen zugreifen und zum Beispiel E-Mails lesen, Voice-Messages anhören, sowie selbst welche verschicken und Änderungen vornehmen. So geht kein Anruf mehr verloren.
Bevor Sie Ihr Unternehmen auf eine VoIP Telefonanlage umstellen, sind bestimmt noch ein paar Fragen offen. Wir beantworten hier die häufigsten drei, die im Zusammenhang mit VoIP-Telefonie auftauchen und die man sich als Unternehmen vor einer Umstellung stellen sollte.
Was brauche ich, um eine VoIP Telefonanlage zu installieren?
Schnelles Internet. Ohne geht es nicht. Anders als bei analoger Telefonie werden bei Voice over Ip die Sprachinformationen in Daten umgewandelt und über das Internet übertragen. Mit der Internet-Telefonie können auch Videokonferenzen abgehalten werden, Audiodateien in Form von Voice-Messages ausgetauscht, gechattet und Anhänge ausgetauscht werden. Eine schnelle Internetverbindung ist hier für einen reibungslosen Ablauf also das A und O.
Welche Kommunikationswege sind von der neuen VoIP Telefonanlage betroffen?
Nicht nur die interne Kommunikation mit Kollegen, sondern auch die externe mit Lieferanten und Kunden hängt von der Umstellung ab. Eine reibungslose Ablösung ist deshalb von größter Wichtigkeit, da sich kein Unternehmen mehrere Tage oder sogar Stunden kompletten internen und externen Kommunikationsausfall leisten kann. Aber auch in der externen Unternehmenskommunikation kann die neue Telefonanlage vorteilig eingesetzt werden: Videocalls mit Kunden sorgen für ein persönlicheres Setting und erhöhen nachweislich die Conversion.
Welche Kosten kann ich mit einer VoIP Telefonanlage einsparen?
Im Schnitt telefoniert man 62% günstiger als mit analoger Telefonie. Vor allem Gespräche ins Ausland profitieren von der Umstellung. Netzinterne Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist zudem komplett kostenlos, sogar trotz verschiedener Standorte.
